Biznis

Lekcija iz menadžmenta: Kako napraviti efikasan tim

5.05.2017

Saša Radović New branch concept manager, OTP banka Srbija

Verujem da neke životne situacije predstavljaju najbolje lekcije. Nekada nismo ni svesni da smo dobili pouku iz neke oblasti, već to shvatimo mnogo kasnije.

Verujem i da su takve lekcije najvrednije jer nisu naučene podvlačenjem definicija i izvlačenjem teza već na mnogo efikasniji način.

Sa svojim timom često govorim o efikasnosti u radu. To je uvek aktelna tema jer san svakog menadžera ekspoziture je da ima što više ljudi u ekspozituri na raspolaganju kako bi posao bio obavljen na vreme i kako se ne bi nagomilavao.

Sa druge strane san svakog top menadžera je da sa što manje ljudi obavi posao koji će doneti profit, jer manje ljudi znači manje troškova za celu kompaniju.

Iako naizgled suprotstavljena, ova dva stava i nisu tako daleko jedan od drugog. Evo na koji način sam to naučio…

Pre više od dve decenije, bio sam deo inženjerijskog odeljenja koje je imao zadatak da savlada izgradnju privremenog mosta preko male reke. Most je trebalo sklopiti od delova koji su se nalazili u kamionu pedesetak metara od obale. Trebalo je dakle preneti te delove od kamiona do obale i na licu mesta uklopiti delove jedan u drugi prema uputstvu kako bi obuka bila kompletna. Delovi su težili oko šesto kilograma po elementu, a bilo je predviđeno da šestoro ljudi nosi ovaj teret. Nas šestoro, u ranim dvadesetim godinama smatrali smo da ćemo ovaj zadatak završiti brzo i da ćemo po obavljenom poslu, taj lep sunčan, letnji dan iskoristiti za ugodan boravak pored reke.

Pored nas nalazilo se odeljenje rezervista, zrelih ljudi preko pedeset godina, svi sa viskom kilograma na sebi. Nihov zadatak je bio kao i naš. Nasmejalo me je to što sam video da su ubacili gajbu piva u reku da se hladi. Ha! Sačekaće oni za tu gajbu do večeri. Dobro se sećam svog razmišljanja u tom trenutku: mešavina sažaljenja prema ”matorcima” koji će se dugo mučiti da obave posao i sažaljenja prema nama mlađima, koji ćemo gotovo je sigurno, na kraju morati da im pomažemo umesto da odmaramo u hladu pored reke. Veličina moje zablude videla se veoma brzo.

Krenuli smo da prenosimo delove i odmah videli da to neće ići kako smo zamislili. Delovi su jednostavno bili preteški! Nije bilo moguce napraviti dobru ravnotežu i rasporediti teret na nizbrdici od vrha nasipa do obale. Huktali smo, znojili se na suncu, padali, a blizina vode brzo je učinila da se teren rada pretvori u blatnjivu kaljugu. Vukli smo teške delove ka obali, očajni i poniženi. Pominjali smo neposobnos svojih oficira koji su predvideli da ovako mali broj ljudi nosi ovako težak teret.

U jednom trnutku, u sred haosa u kom smo se našli, palo mi je na pamet da pogledam kako “matorci” napreduju, valjda utehe radi. Bio sam šokiran! Rezervisti su, gotovo trčeći, nosili teške delove niz nasip kao da su napravljeni od papira. Sklapali su most brzinom kojom deca sklapaju lego kockice. Sa nevericom sam gledao kako vade gajbu iz reke, otvaraju flaše, glasno se smejući, pričajući viceve, komentarišući aktuelne događaje. Neki od viceva bili su, u to sam siguran, posvećeni nama. Jer to je ono što smo predstavljali tog dana — jedan veliki vic!

Dugo iza toga mi nije bilo jasno šta se zapravo dogodilo. Odgovor sam dobio godinama kasnije. Dalo ga je iskustvo u korporaciji.

1. Organizacija

Jedan element mosta teži šest stotina kliograma. Predviđeno je da ga nosi šestoro ljudi, po tri sa obe strane. Ako samo jedan od šestorice odluči da, blago rečeno, pruži manje od onoga što se očekuje, težina se raspoređuje na ostale. U tom trenutku počinje borba s vremenom — prvi popušta onaj koji je najslabiji, pa u sred nošenja odluči da i on “pusti”. Težina se raspoređuje na preostalu četvoricu gde je sada opterećenje neizdrživo. Kreće panika, ljudi shvatajau da ne mogu da izdrže pritisak i rezultat je ono što nam je već opisano. Slomljeni, očajni, bez ideje. Pitanje je zašto je došlo do ovakvog razvoja stvari?

2. Motivacija

Kada govorimo o motivaciji, nije dovoljno podići pesnicu i reći: “Mi to možemo!” Motivisanje uz pomoć pesnice nikada nije dobra praksa. Nazžalost, video sam možda i previše menadžera kojima je ovo glavni adut u upravljanju timovima. Možda u nekim slučajevima ovaj pristup i funkcioniše, ali samo naglašavam da ja nijednom nisam video da je to nekom uspelo. Nisam to primetio ni onog dana na reci. Istina je, mi smo glasno rekli da mi to možemo, možda smo i podigli pesnice u vazduh, ali to nije dalo rezultat. Zašto?

Godinama kasnije kada sam sa prijateljima razgovarao o ovom događaju, setio sam se našeg toka razgovora pre početka radova. Ukratko, svodi se na to da je nama teško pao fizički posao jer smo smatrali da kao akademski građani, zaslužujemo bolje. Da mi kao intelektualna elita, kakvom smo se smatrali, nismo tu da vučemo neke grede. Podsvesno, imali smo jak otpor prema poslu koji nas očekuje, pre svega zbog toga što nam nije bio jasan smisao. Doživeli smo fizički posao kao kaznu umesto kao lekciju. To nam se osvetilo. Takođe nam je pomoglo da naučimo nešto mnogo važnije. Kasnije, mnogo kasnije.

3. Nagrada

Nagrada nije uvek novac koji dobijemo za obavljeni posao. To je ponekada nejasna slika o tome da smo u pravom trenutku na pravom mestu i da radimo ono što će nas učiniti boljima. Nagrada je nekada jednostavan osvrt na ono što smo uradili, koji nam daje snagu da izdržimo na putu kojim smo krenuli, do kraja. Naravno, gvozdeni delovi neće biti lakši zbog činjenice da smo mi svesni nagrade, ali će učiniti čudo sa našim otporom prema obavljanju posla. To automatski znači da ćemo podsvesno maksimalno angažovati svu snagu koja nam je na raspolaganju da bismo prešli prepreku koja je ispred nas. Šta se u stvari dogovdilo tog dana? Nismo imali nagradu ispred očiju, naš otpor se povećavao do trenutka dok nas nije potpuno paralisao, motivacija je bila uništena, organizacija se raspala i mi smo završili u blatu.

Šta je uradio drugi tim? Imali su nagradu pred očima (“Hajde da brzo završimo i da pijemo pivo!”). Čak su i nagradu potopili u reku da se ohladi. Jednostavno pitanje jesmo li svi za to, dobilo je odgovor — svi kao jedan. Izašli su i uradili to što se od njih očekivalo. Bez otpora, organizovano, motivisano nagradom. Jednostavno. Tada sam video da nikada ne treba potcenjivati moć jednostavnosti.

Kako ova priča može nam pomogne u obavljanju svakodnevnog posla? Zamislite da imate zadatak da identifikujete imate li dovoljno zaposlenih u nekoj ekspozituri. Ako pitate menadžera, uvek ćete dobiti negativan odgovor. Većina traži čoveka više, za svaki slučaj. Ako gledate da li se u ekspozituri stvaraju gužve, to takođe može da zavara. Setite se nas šestorice – ko nas je gledao tog dana, pomislio bi da je za obavljenje posla potrebno najmanje pedesetoro nas. Gde početi onda? Rekao bih, s kraja naše priče.

1. Nagrada

Da li su svi zaposleni svesni ciljeva i planova? Znaju li misiju i viziju banke. Znaju li da razlikuju dugoročne  kratkoročne ciljeve. Vide li svoje mesto u tome? Odgovori na ova pitanja su odlična početna tačka svakog istraživanja.

2. Motivacija

Ko su najbolji članovi tima? Šta ih identifikuje? Postoji li otpor za obavljanje pojedinih zadataka? Kako neutralisati taj otpor? Ko su najneefikasniji članovi tima? Šta ih sprečava da budu bolji? Može li se na te probleme uticati i kako? Šta im najteže pada? Odgovor i na ova pitanja već skiciraju plan akcije.

3. Organizacija

Kolika je razlika u efikasnosti između najuspešnijih zaposlenih i onih koji za njima zaostaju? Kako smo organizovali podelu posla između njih? Da li, možda nesvesno, radi postizanja što boljih rezultata opterećujemo najviše one najbolje? Setite se kako se to u jednom trenutku završava ukoliko je podela posla neravnomerna.

Postavili smo mnogo pitanja. Naizgled, puno je posla kako bi se na pravi način procenila efikasnost i optimalan broj ljudi. Međutim treba imati u vidu da je bankarski sitem pod stalnim komešanjem – digitalizacija donekle smanjuje potrebu za jednostavnijim poslovima. Međutim, iako stari sistem rada nije ono čemu se treba okretati, novi standardi ipak još nisu sasvim razvijeni i uspostavljeni. U tom vakuumu, potrebno je držati širom otvorene oči, vršiti stalnu procenu opterećenja tima i održavati kretanje u stanju ravnoteže.